ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА: КАК ПРИВНЕСТИ ЯСНОСТЬ И СТИЛЬ В ПИСЬМА. BUSINESS WRITING: BRINGING CLARITY & STYLE IN EVERYTHING YOU WRITE

Расписание курса:

с открытой датой, по мере набора группы

Записаться

Автор: Коробейникова Антонина Николаевна, сертифицированный бизнес-тренер, специализируется в области маркетинга отношений, PR, интернет-маркетинга, событийного маркетинга, деловых коммуникаций
Информация о курсе на русском языке

Продолжительность тренинга. По согласованию с Заказчиком данный тренинг может быть проведен в формате однодневного интенсивного обучающего курса. Возможно также расширение программы до двух дней. В этом случае помимо деловой переписки участники тренинга изучают дополнительную тему – составление отчетности на английском языке.

О тренинге: данный тренинг нацелен на развитие и закрепление навыков ведения служебной и коммерческой корреспонденции в соответствии с регламентом делового протокола. Письма в условиях деловых коммуникаций являются «лицом» не только отправителя, но и всей организации. Участники тренинга научатся использовать деловую корреспонденцию для построения отношений с клиентами и внешними партнерами для достижения различных целей компании.

Целевая аудитория тренинга: сотрудники компании, регулярно осуществляющие письменные коммуникации в профессиональной среде.

Цели и задачи тренинга. В результате прохождения тренинга участники смогут:  

  • составлять тексты с учетом целей и задач переписки, планируемого ответного действия со стороны читателя, стилистических требований и базовых принципов структуры деловых писем
  • лаконично и ясно излагать мысли при переписке по электронной почте, руководствуясь «нэтикетом»
  • использовать стандарты оформления деловых писем

Базовые требования для участников тренинга:

  • Владение английским языком на уровне «Pre- Intermediate»
  • Владение компьютером: MS Windows, MS Office, MS Outlook

Формы и методы работы: информационные блоки с использованием слайд-шоу, групповые и индивидуальные исследования, дискуссии, анализ случаев из практики, деловая игра. Тренинг проводится на английском языке.

Пост-тренинговое сопровождение. Каждый участник получает рабочую тетрадь, в которой охвачены все темы тренинга и приведены подробные рекомендации, а также список рекомендованной литературы для самостоятельного изучения. Данные материалы помогут в дальнейшем использовать полученные знания на практике в профессиональной среде.

ПРОГРАММА КУРСА

Знакомство. Цели и задачи тренинга

  • Презентация целей и задач тренинга, формата работы

Особенности письменной деловой коммуникации

  • Письмо как «лицо» отправителя и компании: золотые правила деловой коммуникации
  • Ключевые аудитории в деловой переписке

Практикум: упражнение 10 мин + групповая дискуссия «Что ваше письмо может рассказать о вас и о компании?»

Пишем в зависимости от цели: планирование и первые шаги

  • Цели деловых писем Виды и жанры в деловой переписке (письма на бумажном и электронном носителях, меморандумы и т.д.)
  • Выбор средств в зависимости от читательской аудитории Модель «5W-H» для написания деловых писем

Практикум: участники тренинга составляют план написания делового письма, руководствуясь моделью «5W-H»

Текстовый блок письма – структура, тональность, стиль

  • Структура текста в зависимости от цели письма
  • Формы приветствия в деловой переписке Стандартные формулировки для вступлений, завершений и приложений в деловых письмах
  • Призывы к действию в письмах
  • Основные принципы этикета в деловой переписке

Практикум: Анализ примеров писем и e-mail; практические упражнения по развитию навыков диагностики и коррекции структуры текста в зависимости от цели письма

Написание контента письма – модель «ABC»

  • Точность, лаконичность, ясность в деловой переписке
  • Написание контента основной части письма
  • Слова, фразы и речевые обороты, которых следует избегать в деловой переписке Использование аббревиатур в письме

Практикум: Практические упражнения, направленные на создание контента основной части письма с использованием модели «ABC»

Стандарты оформления деловых писем

  • Основные нормы оформления деловых писем
  • Адресные блоки, контактные данные, подпись
  • Разбивка текста на абзацы, сохранение последовательности 
  • Использование маркированных и нумерованных списков
  • Использование корпоративного стиля в оформлении деловых писем

Практикум: Анализ примеров писем и e-mail; практические упражнения по развитию навыков диагностики и коррекции ошибок в оформлении писем

Усиление воздействия в деловом письме

  • Формула AIDA: усиление воздействия письма на читательскую аудиторию
  • Стиль письма (формальный / неформальный)
  • Речевые обороты для различных жанров делового письма (анонсы и объявления, запросы, ответы на претензии, транслирование негативных новостей и т.д.)

Практикум: практические упражнения по редактированию писем с учетом формулы AIDA

Деловая игра

  • Деловая игра направлена на развитие навыков деловой переписки на английском языке. В ходе игры участники вступают в деловую коммуникацию и обмениваются письменными сообщениями, преследующими различные цели.

Подведение итогов

  • Завершение тренинга
  • Оценка эффективности обучения
  • Обратная связь
Information about course in English

Course Duration. You can choose to run this as a one-day, intensive course or as a two-day, interactive workshop. The one-day course consists of the core content described above. The two-day workshop includes supplementary content (reports) and additionally gives participants the opportunity of working on real documents they bring to the workshop.

Course Overview. This course offers effective strategies to sharpen your writing skills by structuring your ideas logically, exercising diplomacy in letters and reports, and shaping your arguments.

E-mails and letters act as our ambassadors. Participants will learn how to use correspondence to build relationships with clients and other external partners, and to convey clear messages to achieve the required actions.

Who Should Attend: this course is for individuals who need to write clearly and concisely in a professional environment.

Course Objectives. By the end of this course, participants will be able to:

  • Plan their business writing, taking into account a document’s purpose, outcomes, readers, style, content and structure
  • Write clear and concise e-mails that follow the guidelines of ‘netiquette’
  • Format an e-mail/letter so that it is easy to read or skim read

Course Prerequisites

  • Level of English: Pre- Intermediate
  • Basic computer skills: MS Windows, MS Office, MS Outlook

Method and Approach. This programme is intensely interactive. Participants will apply the skills learned on the course directly and immediately to their own writing. Working in English as a second or further language will be a reference theme throughout.

Follow up. The tutoring is supported by a comprehensive manual covering all aspects of the writing process and offering a list of resources for further work, including links to web-resources.

COURSE PROGRAM

Introduction, training outline & objectives

  • Trainer & Training Intro Basic rules

Objectives of the training

  • Writing to Communicate 
  • E-mail as your ambassador: the golden rules of business communication 
  • Target audience in business writing

Activity: What your messages reveal about you nd your company (10 minute activity + discussion)

Writing for a purpose: getting started, planning

  • Purposes of business communication
  • Types of business messages (letters, e-mails, memo, etc.)
  • Adjusting your message to reader requirements
  • How to start: 5W-H Plan for business writing

Activity: planning your writing using 5W-H Plan

Text part of letter / e-mail – structure, tone, style 

  • Content structure vs letter purpose
  • Forms of addressing people in business writing
  • Introductory remarks, closures and enclosures – standard forms
  • Call for action Basic guidelines of "netiquette"

Activity: analysing samples of letters & e-mails; detection & correction skills enhancement

The ABC of Getting to the Point

  • Accuracy, Brevity, Clarity in business writing
  • Content writing Words, phrases and expressions to avoid
  • Acronyms in business correspondence

Activity: drafting an e-mail content according to the ABC formula

Designing Your Business Letters & E-mails

  • Key guidelines for the layout of letters & e-mails 
  • Address, contact details, signature
  • Structuring & sequencing paragraphs
  • Using bulleted and numbered lists 
  • Corporate/brand standards in business writing

Activity: analysing layout samples, error corrections

Maximising Impact in Business Writing 

  • The AIDA formula of writing persuasive letters 
  • Choosing appropriate style (formal, informal) for writing internal announcements, routine requests, responses to client complaints, bad- news messages

Activity: editing sample letter/e-mail according to the AIDA formula

Business game

  • Business game for purpose writing

Assessment, evaluation & feedback session

  • Assessment forms, evaluation forms, group feedback

СЕРТИФИКАТ ПО ОКОНЧАНИИ КУРСА

В конце учебного курса будет проведен экзаменационный тест. Участники, прошедшие итоговое тестирование, получат сертификаты о прохождении данного курса.